Ein erlaubter Weg hält die Nutzung sichtbar
Solange es einen offiziellen Zugang gibt, wissen Sie, wo die Werkzeuge benutzt werden und wofür. Ohne ihn läuft dieselbe Arbeit über private Konten und über Dienste, mit denen Ihr Haus keinen Vertrag hat.
Der erlaubte Weg ist dabei die günstigere Lösung: Er kostet zwei Wochen Vorbereitung und hält die Sache dort, wo Sie sie steuern können.
Was Ihre Leute schon benutzen, ist Ihr bester Aufgabenzettel
Fragen Sie ab, wer welches Werkzeug wofür einsetzt, und sagen Sie dazu, dass es keine Konsequenzen hat. Sie bekommen eine Liste der Stellen, an denen Ihre Prozesse hakelig sind, zusammengetragen von Leuten, die den Vorgang kennen. Für dieselbe Liste setzen andere Häuser ein Projekt auf.
Zwei Regeln reichen für den Anfang: welche Daten und welches Konto
Erstens: personenbezogene Daten, Kundenunterlagen und Vertragsinhalte nur in Systeme, mit denen ein Vertrag besteht. Zweitens: Firmenzugang statt privatem Konto, damit Ergebnisse und Verläufe im Haus bleiben. Alles Weitere können Sie später regeln. Diese beiden Sätze decken den größten Teil des Risikos ab und passen auf eine halbe Seite.
Was Ihre Leute selbst können, können Ihre Kunden bald auch
Der Vorgang, den ein Mitarbeiter jetzt in zehn Minuten erledigt, ist derselbe, den ein Kunde in zwölf Monaten selbst erledigen kann. Was Sie im eigenen Haus beobachten, ist deshalb eine Vorschau auf die Frage, wofür Ihre Kunden künftig bezahlen. Die Schattennutzung ist eine gute Gelegenheit, sie früh zu stellen.