Wir optimieren mit KI die falschen Dinge
In den meisten Unternehmen sehe ich aktuell ein besorgniserregendes Muster: Wir nehmen bestehende Prozesse, identifizieren einzelne Schritte und optimieren diese durch KI. Wir pflastern digitale Trampelpfade, statt neue Wege zu bauen.
Das Problem: Diese Prozesse sind oft historisch gewachsen – entstanden aus Technologie-Limitierungen oder organisatorischen Strukturen, die heute teilweise gar nicht mehr existieren.
Der klassische Rechnungsfreigabeprozess mit 5 Genehmigungsstufen entstand in einer Zeit ohne digitale Systeme, ohne Datenanalyse, ohne Risikobewertung in Echtzeit.
Heute optimieren wir mit KI einzelne Schritte – schnellere Weiterleitung, automatisches Auslesen von Rechnungsdaten, intelligente Zuordnung. Aber niemand fragt: Brauchen wir diese 5 Stufen überhaupt noch?
Was die Experten sagen:
Jan Burian hat in einem sehr lesenswerten Artikel in der COMPUTERWOCHE (https://lnkd.in/gKnhQN5A) die KI-Trends in der Industrie vorausgesagt.
Darin spricht Boris Scharinger von Siemens von „Business Process Reengineering 2.0“ – Unternehmen sollten ihre digitalen Abläufe ganzheitlich überprüfen und Workflows mit KI-Unterstützung von Grund auf neu definieren. Genau so ist es.
Warum tun wir uns so schwer?
Unsere Denkweise ist geprägt von bestehenden Strukturen. Prozesse sind verknüpft mit Rollen, Verantwortlichkeiten und Machtstrukturen. Sie fundamental zu ändern bedeutet, Organisationen fundamental zu ändern. Und Prozessoptimierung fühlt sich sicherer an als Prozess-Transformation.
Vier Fragen, die wir stellen sollten, bevor wir KI einsetzen:
– Warum existiert dieser Prozess überhaupt? Welches Problem löst er?
– Welche Annahmen lagen dem Prozess zugrunde? Papierbasierte Kommunikation? Keine Echtzeit-Daten? Treffen diese Annahmen heute noch zu?
– Würden wir den Prozess heute so aufsetzen, wenn wir bei Null anfangen?
– Was würde KI ermöglichen, wenn wir völlig neu denken? Nicht: „Wie kann KI diesen Schritt beschleunigen?“ Sondern: „Welchen völlig anderen Weg würde KI eröffnen?“
Zwei Beispiele für Neudenken:
→ Statt Rechnungsfreigabe-Prozess mit KI beschleunigen: KI-basierte Risikobewertung – 95% der Rechnungen werden direkt verarbeitet, nur Ausnahmen brauchen menschliche Prüfung.
→ Statt Ticket-System im Kundenservice mit KI optimieren: Proaktive KI identifiziert potenzielle Probleme in Kundendaten und löst sie, bevor der Kunde sie bemerkt.
Mein Appell:
Die spannendste Frage ist nicht: „Wie macht KI unsere Prozesse besser?“ Sondern: „Welche Prozesse brauchen wir dank KI gar nicht mehr?“
Lasst uns aufhören, digitale Trampelpfade zu pflastern. Lasst uns neue Wege bauen.
(Das Foto entstand in der Zeche Zollverein in Essen. Für mich einer der beeindruckensten Orte, wo Umbrüche in Industrien zu sehen sind)